پیامبر اسلام (ص): "مسلمانی که دو روزش مثل هم باشد، مغبون است."
جهان امروز، جهانی ناپایدار، پیچیده و متغیر است که نتیجه ی آن تغییر و تحولات سریع و روز افزون و روند فزاینده ی رقابت میان سازمان ها و کسب و کارها بوده و بدین گونه بقای سازمان ها در گرو تغییر در مسیر نوآوری و ایجاد انطباق می باشد. بنابراین، سازمان ها برای یکی شدن با جهان پیرامون خود نیازمند تغییرات مداوم بوده که نتیجه ی آن ایجاد محیطی سالم می باشد که در آن هر یک از کارکنان می توانند از اهداف کلیدی، برنامه ها و معیارهای موفقیت سازمان خود آگاه باشند.
کایزن (Kaizen) واژه ای ژاپنی است که از دو کلمه ی “Kai” به معنای تغییر و “Zen” به معنای بهتر شدن تشکیل شده است و در مجموع به معنای " تغییر برای بهتر شدن" می باشد. در واقع کایزن به بهبود مستمری اطلاق می گردد که تمامی مدیران و کارکنان را در برگرفته و فلسفه ی آن بر این اصل استوار است که شیوه ی زندگی انسان باید پیوسته بهبود یابد. کایزن همانند چتری است که موارد بسیاری از ارکان حرکت به سمت پیشرفت و تعالی سازمانی را شامل شده و بر پایه ی آن سازمان می تواند با استفاده ی بهتر از منابع موجود، کاهش ضایعات و بهبود شرایط محیط کار، سهم خود را در بازار حفظ و افزایش دهد و بدین ترتیب با تحقق خط مشی و اهداف کلان، بر ارتقاء اثربخشی و یا کارایی فعالیت های خود متمرکز گردد.
این شیوه که بر اساس دیدگاه های دکتر دمینگ و دکتر جوران، از اساتید مدیریت آمریکا شکل گرفته است، از سال 1965، پس از تخریب ژاپن در جنگ جهانی دوم، در فضای فرهنگی و کاری این کشور، مورد استفاده قرار گرفته و به نوعی این نهضت ملی، جنبش آبرو بخشیدن به ژاپن به شمار می آید. مبتکر و خالق واژه ی کایزن، ماساکی ایمای ژاپنی می باشد که با تالیف کتابی با نام " کایزن، کلید موفقیت رقابتی ژاپن" این واژه را به دنیای غرب معرفی نمود و بدین ترتیب در سال های دهه ی 1990، این واژه وارد فرهنگ لغات آکسفورد گردید و تا به امروز، از اصلی ترین دلایل موفقیت کسب و کارهای ژاپنی و بسیاری از کسب و کارهای بین المللی شناخته می شود.
در ایران نیز، مدیریت کایزن از سال 1381، پس از برگزاری دوره ای با تدریس و مشاوره ی آقای شوئیچی یوشیدا، مشاور کایزن و معاون اسبق شرکت نیسان موتور، در سال 1379 و با اجرای طرح چرخه ی مدیریت بهره وری در 5 دستگاه دولتی استان کرمان آغاز گشت.
رمز اصلی و اساسی کایزن، تکرار، تکرار و باز هم تکرار است. به بیانی دیگر، اینکه هر روز سعی کنی وضعیت را حفظ کرده و فقط اندکی آن را بهبود ببخشید. در نهایت خواهید دید که پس از مدتی به موفقیت های بزرگی دست می یابید که این همان نتیجه ی واقعی کایزن است. در فلسفه ی کایزن به مشتری توجه ویژه ای می شود، لذا برای دستیابی به این هدف از مثلث جوران که شامل سه ضلع بهبود، تضمین و کنترل کیفیت می باشد، استفاده می گردد.
با این مقدمه می توان بیان نمود که کایزن بر سه اصل استوار می باشد: 1- تامین رضایت مشتریان 2- افزایش کیفیت محصولات و خدمات و 3- به حداقل رساندن ضایعات. در طراحی و اجرای موثر و کارامد کایزن، روش های چرخه ی دمینگ یا (PDCA)، آموزش، انگیزه، نظام پیشنهاد دهی و عملیات 5S نقش مهمی دارند. آموزش با ارتقاء مهارت های مدیران و کارکنان، استقرار نظام 5S با تاکید بر حفظ ایمنی و بهداشت و سیستم نظام پیشنهادات در استفاده از افکار و ایده های جدید می توانند نقش مهمی در اجرای سیستم مدیریت کایزن محسوب گردند. در کنار این عوامل، فرهنگ سازمانی با ایجاد انگیزه در افراد و هدایت ابعاد عملکردشان و التزام عملی و اعتقاد مدیریت به این فلسفه، در طراحی و اجرای موثر آن، نقشی اساسی را ایفا می نمایند. در سیستم کایزن، اغلب پیشنهادات سازنده از بطن کارگرانی که درگیر فعالیت های عملیاتی می باشند بر می خیزد و این در حالیست که این افراد، به صورت نزدیک این مشکلات را لمس کرده و با ارائه ی پیشنهادات، معیار مهمی در ارزیابی کارایی سیستم مدیریت مجموعه محسوب می گردند. همچنین، تحقیقات نشان داده است که مشارکت پایین کارکنان در فعالیت های بهبود مستمر، مهم ترین مانع در پیاده سازی این سیستم می باشد.
دو ستون اصلی و اساسی فلسفه ی کایزن، کوشش برای بهبود و احترام به افراد است. احترام به افراد نه تنها موجب ایجاد اشتیاق و عزت نفس کارگران شده، این زمینه را برای آنان فراهم می آورد که اعتماد به نفس لازم را برای مراجعه به مدیران و ارائه ی پیشنهادات خود داشته باشند.
به صورت خلاصه می توان گفت مراحل پیاده سازی کایزن در سازمان ها شامل: 1- بسترسازی و فراهم نمودن زمینه های فرهنگی لازم 2- سازماندهی و آغاز رسمی نهضت توسط مدیریت ارشد 3- پاکسازی عمومی 4- آغاز و انجام فرآیند تشخیص و تفکیک اقلام ضروری از غیر ضروری و 6- ممیزی طی دوره می باشد.
در پایان، بحث با سخنی از ادوارد دمینگ، پدر علم کیفیت به پایان می رسد که سازمان ها را در چشم انداز آینده به دو دسته تقسیم می کند: دسته ی اول سازمان هایی هستند که مدیریت کیفیت را به درستی اجرا می کنند و دسته ی دوم سازمان هایی هستند که از بین رفته اند. به امید روزی که تمامی سازمان ها، به ویژه سازمان های زیرمجموعه ی صنعت نفت و پتروشیمی، با بهره گیری از این دانش، شاهد موفقیت های روزافزون در بهره وری، کارایی، اثربخشی و تغییر به سمت بهتر شدن با تمرکز بر سهم هر فرد در سازمان در ایجاد و حفظ پایداری باشند.
جهان امروز، جهانی ناپایدار، پیچیده و متغیر است که نتیجه ی آن تغییر و تحولات سریع و روز افزون و روند فزاینده ی رقابت میان سازمان ها و کسب و کارها بوده و بدین گونه بقای سازمان ها در گرو تغییر در مسیر نوآوری و ایجاد انطباق می باشد. بنابراین، سازمان ها برای یکی شدن با جهان پیرامون خود نیازمند تغییرات مداوم بوده که نتیجه ی آن ایجاد محیطی سالم می باشد که در آن هر یک از کارکنان می توانند از اهداف کلیدی، برنامه ها و معیارهای موفقیت سازمان خود آگاه باشند.
کایزن (Kaizen) واژه ای ژاپنی است که از دو کلمه ی “Kai” به معنای تغییر و “Zen” به معنای بهتر شدن تشکیل شده است و در مجموع به معنای " تغییر برای بهتر شدن" می باشد. در واقع کایزن به بهبود مستمری اطلاق می گردد که تمامی مدیران و کارکنان را در برگرفته و فلسفه ی آن بر این اصل استوار است که شیوه ی زندگی انسان باید پیوسته بهبود یابد. کایزن همانند چتری است که موارد بسیاری از ارکان حرکت به سمت پیشرفت و تعالی سازمانی را شامل شده و بر پایه ی آن سازمان می تواند با استفاده ی بهتر از منابع موجود، کاهش ضایعات و بهبود شرایط محیط کار، سهم خود را در بازار حفظ و افزایش دهد و بدین ترتیب با تحقق خط مشی و اهداف کلان، بر ارتقاء اثربخشی و یا کارایی فعالیت های خود متمرکز گردد.
این شیوه که بر اساس دیدگاه های دکتر دمینگ و دکتر جوران، از اساتید مدیریت آمریکا شکل گرفته است، از سال 1965، پس از تخریب ژاپن در جنگ جهانی دوم، در فضای فرهنگی و کاری این کشور، مورد استفاده قرار گرفته و به نوعی این نهضت ملی، جنبش آبرو بخشیدن به ژاپن به شمار می آید. مبتکر و خالق واژه ی کایزن، ماساکی ایمای ژاپنی می باشد که با تالیف کتابی با نام " کایزن، کلید موفقیت رقابتی ژاپن" این واژه را به دنیای غرب معرفی نمود و بدین ترتیب در سال های دهه ی 1990، این واژه وارد فرهنگ لغات آکسفورد گردید و تا به امروز، از اصلی ترین دلایل موفقیت کسب و کارهای ژاپنی و بسیاری از کسب و کارهای بین المللی شناخته می شود.
در ایران نیز، مدیریت کایزن از سال 1381، پس از برگزاری دوره ای با تدریس و مشاوره ی آقای شوئیچی یوشیدا، مشاور کایزن و معاون اسبق شرکت نیسان موتور، در سال 1379 و با اجرای طرح چرخه ی مدیریت بهره وری در 5 دستگاه دولتی استان کرمان آغاز گشت.
رمز اصلی و اساسی کایزن، تکرار، تکرار و باز هم تکرار است. به بیانی دیگر، اینکه هر روز سعی کنی وضعیت را حفظ کرده و فقط اندکی آن را بهبود ببخشید. در نهایت خواهید دید که پس از مدتی به موفقیت های بزرگی دست می یابید که این همان نتیجه ی واقعی کایزن است. در فلسفه ی کایزن به مشتری توجه ویژه ای می شود، لذا برای دستیابی به این هدف از مثلث جوران که شامل سه ضلع بهبود، تضمین و کنترل کیفیت می باشد، استفاده می گردد.
با این مقدمه می توان بیان نمود که کایزن بر سه اصل استوار می باشد: 1- تامین رضایت مشتریان 2- افزایش کیفیت محصولات و خدمات و 3- به حداقل رساندن ضایعات. در طراحی و اجرای موثر و کارامد کایزن، روش های چرخه ی دمینگ یا (PDCA)، آموزش، انگیزه، نظام پیشنهاد دهی و عملیات 5S نقش مهمی دارند. آموزش با ارتقاء مهارت های مدیران و کارکنان، استقرار نظام 5S با تاکید بر حفظ ایمنی و بهداشت و سیستم نظام پیشنهادات در استفاده از افکار و ایده های جدید می توانند نقش مهمی در اجرای سیستم مدیریت کایزن محسوب گردند. در کنار این عوامل، فرهنگ سازمانی با ایجاد انگیزه در افراد و هدایت ابعاد عملکردشان و التزام عملی و اعتقاد مدیریت به این فلسفه، در طراحی و اجرای موثر آن، نقشی اساسی را ایفا می نمایند. در سیستم کایزن، اغلب پیشنهادات سازنده از بطن کارگرانی که درگیر فعالیت های عملیاتی می باشند بر می خیزد و این در حالیست که این افراد، به صورت نزدیک این مشکلات را لمس کرده و با ارائه ی پیشنهادات، معیار مهمی در ارزیابی کارایی سیستم مدیریت مجموعه محسوب می گردند. همچنین، تحقیقات نشان داده است که مشارکت پایین کارکنان در فعالیت های بهبود مستمر، مهم ترین مانع در پیاده سازی این سیستم می باشد.
دو ستون اصلی و اساسی فلسفه ی کایزن، کوشش برای بهبود و احترام به افراد است. احترام به افراد نه تنها موجب ایجاد اشتیاق و عزت نفس کارگران شده، این زمینه را برای آنان فراهم می آورد که اعتماد به نفس لازم را برای مراجعه به مدیران و ارائه ی پیشنهادات خود داشته باشند.
به صورت خلاصه می توان گفت مراحل پیاده سازی کایزن در سازمان ها شامل: 1- بسترسازی و فراهم نمودن زمینه های فرهنگی لازم 2- سازماندهی و آغاز رسمی نهضت توسط مدیریت ارشد 3- پاکسازی عمومی 4- آغاز و انجام فرآیند تشخیص و تفکیک اقلام ضروری از غیر ضروری و 6- ممیزی طی دوره می باشد.
در پایان، بحث با سخنی از ادوارد دمینگ، پدر علم کیفیت به پایان می رسد که سازمان ها را در چشم انداز آینده به دو دسته تقسیم می کند: دسته ی اول سازمان هایی هستند که مدیریت کیفیت را به درستی اجرا می کنند و دسته ی دوم سازمان هایی هستند که از بین رفته اند. به امید روزی که تمامی سازمان ها، به ویژه سازمان های زیرمجموعه ی صنعت نفت و پتروشیمی، با بهره گیری از این دانش، شاهد موفقیت های روزافزون در بهره وری، کارایی، اثربخشی و تغییر به سمت بهتر شدن با تمرکز بر سهم هر فرد در سازمان در ایجاد و حفظ پایداری باشند.