راهکار پیشگیری از حذف بودجه آموزشهای سازمانی در زمان چالشهای اقتصادی در صنعت نفت

به گزارش آژانس رویدادهای مهم نفت و انرژی " نفت ما " ،وضعیت فعلی اقتصاد کشور که به ویژه بعد از افزایش نرخ ارز در سال 97 ایجاد شد و می توان آن را "بحران اقتصادی" نیز نام نهاد ، همچون سایر بخشهای سازمانی نظیر تامین ، تولید ، بازرگانی ، خرید و تدارکات بر مدیریت توسعه منابع انسانی و آموزشهای سازمانی در صنعت نفت نیز تاثیرگذار بوده است. صدور بخشنامه های رسمی توسط سیاستگذاران و مدیران در خصوص مدیریت هزینه های سازمانی که بخشی از آن شامل ریاضت اقتصادی در آموزشهای سازمانی نیز می شود بیانگر لزوم حذف یا کاهش قابل توجه هزینه های آموزشی است. البته مدیریت هزینه ها در شرایط رکود امری منطقی است اما باید پذیرفت متولیان آموزش و توسعه منابع انسانی نیز در این ذهنیت که در هنگام مدیریت هزینه ها ، بودجه های آموزشی از اولین ها برای حذف یا کاهش هستند تاثیر گذار بوده اند. مهمترین دلیلی که در شرایط وخیم و نابسامان اقتصادی باعث می شود حذف بودجه های آموزشی در راس کاهش هزینه ها قرار بگیرد ، عدم وجود شواهد کافی مبنی بر بازگشت سرمایه آموزش یا همان Return On Investment (ROI) است. بخش مهمی از موفقیت فرایندهای آموزشی و توسعه در سازمانها مرتبط با ارزیابی ROI است. به بیان دیگر مدیران عامل و ارشد سازمانها باید بتوانند ارزش واقعی آموزشها را مشاهده و درک نمایند. آموزش یکی از "ابزار" حرکت به سمت تغییر مطلوب در منابع انسانی است. به شکل سنتی آموزش بیشتر ماهیت هزینه ای به خود میگیرد تا ماهیت سرمایه گذاری و تفاوت بین این دو بسیار معنا دار است. هزینه "پول" را مصرف می کند در حالی که سرمایه گذاری پول مصرف شده را به همراه منافع بیشتر بازمی گرداند. فرض کنید مبلغ هزینه کرد برای آموزشی 2 میلیون تومان باشد و اهداف از پیش تعیین شده این آموزش ما را از بازگشت 4 میلیون تومانی مطلع کرده باشد. در این شرایط تصمیم چه خواهد بود؟ اگر برای همین هزینه کمتر از 2 میلیون بازگشت داشته باشیم چطور؟ اینجاست که سیگنال خواهیم داشت: " سرمایه گذاری بر روی آموزش را متوقف کنید!" البته که هزینه کردن برای آموزش بدون دانستن ROI ریسک است به ویژه در شرایطی که وضعیت اقتصادی مطلوب نیست. امروزه سازمانهایی بودجه های آموزشی خود را کاهش می دهند که طی سالیان طولانی گذشته (در شرایط مناسب اقتصادی و وجود پشتوانه مناسب مالی) اجازه داده اند آموزشهای متعددی برگزار شود بدون اینکه قابلیت ROI آن ارزیابی شده باشد. در نقطه مقابل سازمانهای هوشمند (Smart Companies) که بودجه های آموزشی خود را صرف آموزشهایی کرده اند که ارزیابی واقعی و حتی حدودی ROI را داشته است و جنبه سرمایه گذاری آن را درک کرده اند ، در این شرایط هم می توانند آموزش ها را مشابه گذشته برنامه ریزی و برگزار نمایند. باید این نکته را نیز مدنظر داشت که در شرایط غیرعادی اقتصادی که موسسات و پیمانکاران آموزشی با چالشهای مالی دست و پنجه نرم می کنند ،حتی می توان با تکیه بر افزایش قدرت چانه زنی ، خدمات بیشتر آموزشی با همان حجم بودجه های گذشته نیز دریافت کرد . با این حال راهکارهای ذیل می توانند به شکل استراتژیکی به آموزش از منظر ROI در صنعت نفت درنظر گرفته شوند: ا- فرهنگ و ذهنیت آموزش را تغییر دهیم. نخست اینکه اعزام پرسنل برای حضور در آموزشهای مشابه معمولا از نظر اقتصادی مقون به صرفه نیست چرا که پرسنل نیازهای یکسانی ندارند و لزومی ندارد بودجه بدین صورت هزینه شود. در ابتدا از خود بپرسیم " چگونه می توانیم ROI برای این سرمایه گذاری آموزشی تعیین کنیم؟" . باید ارزیابی بازگشت سرمایه در آموزش را به یک وظیفه "معمولی" فرایندهای آموزش سازمانی تبدیل کنیم. به عبارت دیگر با پرسیدن سوالاتی نظیر " عملکرد قبل از آموزش چه بوده است و بعد از آموزش چه تغییری خواهد داشت" همواره نگاه با رویکرد ROI داشته باشیم. دوم اینکه این ذهنیت که " هر کسی از طریق آموزش می تواند از پس هر کاری بر بیاید" را تغییر دهیم. واقعیت این است که زمانی می توانیم بازگشت سرمایه مناسبی داشته باشیم که از تناسب شغل با شاغل (Job Fit) مطمئن باشیم. لزوم وجود این اطمینان در صنعت حساس نفت که تخصص بیشتری نیز می طلبد بیش از سایر صنایع احساس می شود. آموزش هیچگاه نمی تواند پاسخ مناسبی برای تصمیمات نادرست فرایندهای جذب و استخدام باشد. اگر شخصی به گونه نادرستی در شغلی حضور داشته باشد، هیچ هزینه ای نمی تواند کمک کند که آن شخص بتواند وظایف شغلی را بهتر انجام دهد و قطعا نرخ بازگشت سرمایه پایین خواهد بود. 2- مطمئن شویم پرسنل می دانند چرا در آن آموزش شرکت می کنند و چه انتظاری از آنها وجود دارد. وقتی از تناسب شغل و شاغل مطمئن شدیم ، باید کاملا شفاف انتظارات عملکردی سازمان را که باید بعد از آموزش حاصل شود یا بهبود یابد به شرکت کنندگان و پرسنل منعکس کنیم و آمادگی ایشان را برای حضور در کلاس بالا ببریم. چه بسا آموزشهای متعددی در حال حاضر برنامه ریزی و برگزار می شوند که علی رغم زحمت و پیگیری های فراوان ، شرکت کنندگان دلایل حضور در کلاس را درک نکرده و در آموزش حاضر می شوند و شرایط تدریس را برای مدرسین نیز دشوار می کنند. اگر در مرحله نیاز سنجی ، دلیل درخواست آموزش و به تبع آن اهداف رفتاری آموزش (خروجی مورد انتظار ) استخراج شود و این اهداف با پرسنل در میان گذارده شود ، ضمن اینکه انتخاب پیمانکار آموزشی یا مدرس، با کیفیت مطلوب تری انجام می شود، می توان افزایش نرخ بازگشت سرمایه را نیز محتمل دانست. 3- یک فرایند ارزیابی جامع ROI ایجاد کنیم. اگر عملکرد پرسنل قبل و پس از آموزش ارزیابی نشود ، امکان درک میزان بازگشت سرمایه وجود نخواهد داشت. پس باید یه صورت مستقیم خروجی های عملکردی را به اهداف آموزش ارتیاط دهیم. از آنجاییکه که ارزیابی بازگشت سرمایه به خودی خود هزینه بر است و اعتبار، ابزار و رویکردهای خود را می طلبد، امکان اینکه همه دوره های آموزشی را با نگاه ROI به مرحله اجرا برسانیم غیر منطقی است . از همین رو خبرگان آموزش پیشنهاد می کنند که ارزیابی بازگشت سرمایه در شرایطی که حداقل های ذیل وجود داشته باشد اجرایی شود: الف) اطلاعات پایه ای قوی در مورد موضوع آموزش در سازمان موجود و مستند باشد. ب) دوره به صورت اختصاصی و مناسب با فعالیتهای منحصربه فرد سازمان طراحی و برگزار شود. ج) ویژه سطح مهارت طراحی شده باشد. برای آموزشهای در سطوح دانشی، ارزیابی بازگشت سرمایه توجیه ندارد. د) هزینه آموزش به نسبت عرف صنعت بالا باشد. این موارد کمک می کنند حداقل های لازم فراهم باشد و بتوانیم اقتصادی بودن آموزشها را شفاف و قابل مشاهده کنیم. در پایان خبر خوب این است که در شرایط نامساعد اقتصادی سازمانها مجبور هستند استراتژیک عمل کنند و این قاعده در مورد فرایندهای اموزشی نیز صدق می کند لذا وقت آن رسیده است که از طریق ایجاد فرایند موثر ارزیابی بازگشت سرمایه، به شکل استراتژیک در مدیریت هزینه ها در صنعت نفت مشارکت کنیم. عدم تحقق این موضوع قطعا دعوتنامه ای است رسمی برای حذف/کاهش بودجه های آموزشی در سازمان.